以前、海外赴任 海外駐在する方法！という記事を書きました。
この記事は主に会社や組織に所属している方で、海外の拠点に出たいという方を対象に私の実践経験を基にそれを実現するにはどうしたら良いかのノウハウを紹介しました。
海外赴任 海外駐在する方法！
今回の記事は海外赴任を実現する実践方法の中でも特に組織の上司へアピールしていくためのA3資料の具体的な書き方について深掘りします。ご参考にして頂けたら幸いです。
なぜA3資料なのか？
自分のやりたいことを上司の方へアピールするのには絶対A3紙資料がいいです。
A3資料にこだわる理由はいくつかあります。
一般的に上司たちはメールの件数も膨大で全部は目を通せていない人が大半です。メールやオンラインでは埋没してしまい、見てくれる確率は下がります。
では、紙だとどうでしょうか？手渡しで面着で渡せるので印象に残り「そう言えばあいつからなんか渡されたな」と覚えておいてもらいやすいのです。
時間のない上司に向けてはA3資料が最適
上位のマネージャーや役員の方々はとにかく時間に追われています。
移動中に資料を見る機会も多いです。
他の関係部署の上長に見せたり、役員に相談するする際、タクシーの中だったり、役員車の中だったり、エレベーターの中だったりするわけです。
そんな忙しい人達がラップトップやタブレットでファイル立ち上げてと、、、とはなかなかやらないのです。
折りたたんだ資料をやおら懐から取り出して「うちの若いメンバーがこんな面白いこと考えているんですよ」と見せたり渡したりするわけです。
デジタル時代だからこそ敢えて紙
海外赴任するアピールを上司にするのは言わば、ゲリラ戦法のようなものです。
正規ルートではないという事。
公募があるわけでもないのに、いきなりアピってるわけですから。
普段デジタルの資料に慣れている職場だったら尚更目立って「ん？紙か、珍しいな」と手にとってくれやすくなります。
A3紙資料は場所を問わず、言いたいことをパッと一覧できるのも強みです。
A4も言いたい事を簡潔にまとめるのもにはいい面積なのですが、背景→提言→具体的計画など分かりやすくスムーズに流すには面積的にA3の方がやりやすいです。
時間のない上司の方々に短時間でやりたいことをを伝える、またその上司がその資料に書き込んだり、メモを取ったり場所を問わず思いついた事を記録出来るのも紙の利点です。
上の人同士の人事的なやりとりのユーザビリティを考えるとやはりA3資料となります。
何ページにも渡るデジタルのパワーポイント資料ではこの手軽さとゲリラ戦法を発揮させる事はできません。
具体的なA3フォーマット実例
ここからは、私が実際に上司へアピールした時に使ったA3資料のフォーマットをご参考に解説します。
このフォーマットは会社や先輩から教わったわけではなく、私個人で編み出した独自のレイアウトです。
このレイアウトと内容によって海外赴任の機会を実際に勝ち得たので、実績となっているのは事実です。
あくまでも1事例なので、ケースバイケースで案件に合わせて最適化は必要と思います。
この事例の背景として、赴任しようとしている拠点の市場において、競合他社との競争が激化し、競合他社も現地での開発力を強化している状況の中、
どうやって戦っていくのか、自分が赴任してこうゆう戦略で戦いたいというアイデアをアピールしている資料のテンプレートとなります。
もちろん中身は書けませんが、どのように書面をストーリーとして流すのか、順序や文字数などをご参考にしてください。
文字数は多すぎてもダメです。このくらいの密度が、忙しい上司の人達にとってパッと目に入るという点で最適です。
写真や図を適宜いれる。ブログ構成のコツにも似ている所もあります。
A3資料のコツとして、左半分は現状や背景など今の状態を報告します。
そして右半分で自分のやりたい事、こう変えていきたいを分かりやすく、簡潔に図を使いながら説明します。
右側の最後には具体的なスケジュールもざっくりとでいいので入れておきます。
提案や主張は3つぐらいが伝わりやすく、相手の頭の中で印象に残る量としてちょうどいいです。
たくさんありすぎると、１つ１つが薄まって何を言いたいのか分かりにくくなるので1番言いたい事を3つ、3行に絞り込みます。
裏面には自分なりに考えた、体制図、組織図を書きます。 こうするとより良く回るはずという案です。
資料を考えたり書くときのコツとして、自分の地位の２つ上の人の目線で書くようにすると相手に入りやすいです。
上位の人はこう考えているはずだと。予想しながら書きます。
あなたが一般社員なら課長 (一般→係長→課長)あなたが係長なら室長 (係長→課長→室長)の目線で考えます。
気をつけなければならないのが、こう言った自分の立場よりも上の人が考えるような事を「よくやった！この考え方いいねー」 と評価してくれるタイプの人と「なんでお前がこんな事を考えてんだ」とそもそもこの動きを否定する人も一定数居ると思うので上長の性格や受け取り方など見極めは必要です。
後者の人にあたった事が正直、過去にあります。
ご参考になったでしょうか？
私は自分が苦労して勝ち得た貴重な海外赴任経験を、たくさんの人にも経験して頂こうと思い、思い切ってこの記事を書きました。
海外赴任を目指している方を心底応援します！ ぜひ頑張って一生の宝物になる機会を勝ち取ってください！
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